Términos y condiciones de uso
Versión borrador — Fecha de última modificación: 26 de September de 2026
1. Objeto y ámbito de aplicación
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso del servicio de software DataLock (en adelante, "el Servicio"), una plataforma de gestión clínica y administrativa diseñada para profesionales de la salud mental y terapeutas en Colombia.
Al registrarse o acceder al Servicio, el usuario (en adelante, "el Terapeuta" o "el Usuario") declara haber leído, comprendido y aceptado la totalidad de estas condiciones. Si no está de acuerdo con alguna de ellas, deberá abstenerse de utilizar el Servicio.
El Servicio es prestado por DataLock (en adelante, "el Prestador"). Los datos de contacto del Prestador se encuentran en la sección de Información de contacto al final de este documento.
2. Acceso al Servicio y condiciones de registro
El acceso al Servicio requiere registro previo mediante la creación de una cuenta de usuario. El Terapeuta debe proporcionar información veraz, completa y actualizada. El registro habilita el acceso a los módulos disponibles según el plan de suscripción contratado.
El Terapeuta es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (correo electrónico y contraseña) y de todas las actividades que se realicen bajo su cuenta. Debe notificar al Prestador de forma inmediata ante cualquier uso no autorizado de su cuenta.
El Prestador se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas que incumplan estos Términos, que proporcionen información falsa, o que realicen actividades que puedan comprometer la seguridad, la integridad o el correcto funcionamiento del Servicio.
3. Descripción del Servicio
DataLock ofrece, entre otras, las siguientes funcionalidades: gestión de historia clínica y evoluciones, agenda con integración a Google Calendar, módulo de diagnósticos bajo clasificaciones CIE-10 y CIE-11, aplicación de tests psicológicos, consentimiento informado con firma digital y verificación de integridad, exportación de registros individuales de prestación de servicios (RIPS) conforme a la normativa vigente, portal del consultante y gestión de archivos y finanzas.
El Servicio se presta en modalidad de Software como Servicio (SaaS). El Prestador podrá modificar, ampliar o reducir las funcionalidades del Servicio con aviso previo a los usuarios activos. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas con al menos quince (15) días calendario de anticipación.
El Prestador no garantiza disponibilidad ininterrumpida del Servicio. Mantenimientos programados serán comunicados con la debida antelación. El Prestador no será responsable por interrupciones de servicio causadas por terceros, fuerza mayor o falla de infraestructura externa.
4. Obligaciones del Terapeuta
El Terapeuta se obliga a:
- Usar el Servicio de conformidad con la legislación colombiana vigente, incluyendo las normas aplicables a la práctica de su profesión y al tratamiento de datos personales sensibles (Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
- Obtener el consentimiento informado de sus consultantes para el tratamiento de sus datos clínicos, antes de registrar información en el Servicio.
- Mantener la veracidad y exactitud de la información clínica registrada. El Prestador no valida el contenido clínico ingresado por el Terapeuta.
- No compartir sus credenciales de acceso con terceros ni permitir que personas no autorizadas accedan al Servicio bajo su cuenta.
- Notificar al Prestador de forma inmediata ante cualquier vulnerabilidad de seguridad o uso indebido del Servicio que llegue a su conocimiento.
- Mantener actualizada la información de contacto y facturación asociada a su cuenta.
5. Datos clínicos y responsabilidad profesional
El Terapeuta es el único responsable del contenido clínico que registra en el Servicio, incluyendo diagnósticos, evoluciones, notas, consentimientos y cualquier otra información sobre sus consultantes. DataLock actúa exclusivamente como herramienta de registro y gestión, sin intervenir en las decisiones clínicas ni en la relación terapéutica.
El asistente de redacción con inteligencia artificial disponible en el Servicio genera borradores sugeridos a partir del texto proporcionado por el Terapeuta. Estos borradores son siempre revisados, editados y aprobados de forma explícita por el Terapeuta antes de su almacenamiento. El Prestador no se hace responsable del uso clínico de dichos borradores.
El Prestador no es responsable de errores u omisiones en la información clínica registrada, ni de las consecuencias derivadas de decisiones clínicas tomadas por el Terapeuta con base en la información gestionada a través del Servicio.
6. Planes de suscripción y pagos
El acceso al Servicio requiere la contratación de un plan de suscripción de pago, cuyas condiciones y precios se encuentran publicados en la página de Planes. Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen el impuesto al valor agregado (IVA) cuando corresponda.
El periodo de suscripción comienza en la fecha de activación del plan y se extiende por el número de días indicado en el plan contratado. Al vencimiento, el Terapeuta podrá renovar su suscripción. El Prestador no realiza renovaciones automáticas sin autorización expresa.
El Prestador no almacena números de tarjetas de crédito ni datos de instrumentos de pago. Los pagos son procesados a través de los canales indicados en la plataforma.
La cancelación anticipada de un plan no da lugar a reembolso proporcional del período no utilizado, salvo disposición legal que lo exija o acuerdo expreso con el Prestador.
7. Propiedad intelectual
El Servicio, incluyendo su código fuente, diseño, estructura, marcas, logotipos y documentación, es propiedad del Prestador y está protegido por la legislación colombiana e internacional sobre propiedad intelectual. El Terapeuta no adquiere ningún derecho sobre el Servicio más allá del uso permitido por estos Términos.
El Terapeuta conserva la titularidad de los datos clínicos y archivos que almacena en el Servicio. El Prestador no adquiere derechos sobre dichos contenidos y solo los utiliza para prestar el Servicio conforme a la Política de Privacidad.
Queda prohibido reproducir, modificar, distribuir, descompilar, realizar ingeniería inversa o explotar comercialmente cualquier elemento del Servicio sin autorización expresa y por escrito del Prestador.
8. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley colombiana, el Prestador no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso o la imposibilidad de uso del Servicio, incluyendo pérdida de datos, pérdida de ingresos o interrupciones del negocio.
La responsabilidad total del Prestador frente al Terapeuta por cualquier reclamación derivada del uso del Servicio no superará el valor total pagado por el Terapeuta en los doce (12) meses anteriores al evento que dio lugar a la reclamación.
El Prestador implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos almacenados en el Servicio. No obstante, ningún sistema es completamente infalible. El Prestador notificará al Terapeuta y a las autoridades competentes ante cualquier incidente de seguridad que pueda afectar sus datos, conforme a la normativa vigente.
9. Vigencia y terminación
Estos Términos entran en vigor en la fecha de registro del Terapeuta y permanecen vigentes mientras tenga una cuenta activa en el Servicio.
El Terapeuta puede solicitar la cancelación de su cuenta en cualquier momento a través del canal de contacto indicado. Tras la cancelación, el Prestador conservará los datos durante el período legal mínimo exigido y luego los eliminará de forma segura, conforme a la Política de Privacidad.
El Prestador podrá suspender o cancelar el acceso al Servicio ante incumplimiento de estos Términos, previa notificación al Terapeuta excepto en casos de urgencia o riesgo para la seguridad del sistema.
10. Modificaciones de los Términos
El Prestador puede modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados al Terapeuta por correo electrónico con al menos quince (15) días de antelación a su entrada en vigor. El uso continuado del Servicio tras la fecha de entrada en vigor de los nuevos Términos constituye aceptación de los mismos.
11. Legislación aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para la resolución de controversias derivadas de su interpretación o ejecución, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
Información de contacto
Para consultas relacionadas con estos Términos, puede contactarnos a través de la página de contacto.
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